O zmianie przepisów właściciel małej firmy dowiaduje się zwykle trzy razy. Najpierw, gdy projekt trafia do konsultacji i wszyscy o nim mówią, choć nikt nie zna jego finalnego kształtu. Potem na kilka tygodni przed terminem, gdy branżowe media wracają do tematu.
Wreszcie od księgowej — w tygodniu, w którym wszystko musi być już gotowe. Najwięcej do zrobienia mieści się między pierwszym a drugim momentem. Poniżej znajdziesz sposób pracy, który działa niezależnie od tego, czego dotyczy zmiana.
Rozdziel dwie rzeczy: co się zmienia i co musisz zrobić
To rozróżnienie brzmi banalnie, a odpowiada za większość paniki. Treść zmiany jest sprawą doradcy. Twoją sprawą jest lista czynności, które z niej wynikają dla Twojej firmy — i ta lista jest zwykle znacznie krótsza, niż sugeruje objętość komentarzy.
Praktyczne pytanie do księgowej albo doradcy brzmi więc nie „co się zmienia”, tylko: co konkretnie muszę zrobić inaczej, od kiedy, i co się stanie, jeśli tego nie zrobię. Trzy odpowiedzi, każda w jednym zdaniu. Jeżeli nie da się ich sformułować, to znaczy, że zmiana Twojej firmy jeszcze nie dotyczy albo że rozmawiasz z niewłaściwą osobą.
- Co robię inaczej — konkretna czynność, nie obszar. „Wystawiam dokument w innym formacie”, a nie „zmiany w fakturowaniu”.
- Od kiedy — data, od której nowa czynność obowiązuje, i data, do której obowiązuje stara.
- Kto to robi u mnie — imiennie. Zmiana bez właściciela w firmie nie zostaje wdrożona.
- Co trzeba mieć wcześniej — dostęp, oprogramowanie, zgoda, wpis. To zwykle tu leży prawdziwy termin.
Sprawdź, kto w firmie dowie się ostatni
W firmie jednoosobowej ten punkt odpada. W firmie z zespołem to najczęstsze miejsce, w którym dobrze przygotowana zmiana rozsypuje się w praktyce: właściciel wie, księgowa wie, a osoba, która faktycznie wystawia dokumenty albo przyjmuje zamówienia, dowiaduje się w dniu wejścia przepisu. Wystarczy jedno zdanie na spotkaniu zespołu tydzień wcześniej.
„Nowelizacja nie wywraca firm. Wywraca je termin, o którym wiedziała tylko jedna osoba.”
Skąd brać informację, żeby nie czytać wszystkiego
Śledzenie procesu legislacyjnego to praca na pełen etat i nie jest to Twoja praca. Wystarczą trzy źródła: własna księgowa albo doradca — od nich przychodzi informacja o tym, co dotyczy konkretnie Twojej formy działalności; jedna organizacja branżowa, która filtruje zmiany pod kątem Twojej branży; i rozmowa z innym przedsiębiorcą, który ma tę samą formę rozliczenia i te same obowiązki.
To trzecie źródło jest najbardziej niedoceniane, a bywa najszybsze. Ktoś, kto wdrożył zmianę miesiąc przed Tobą, powie Ci nie tylko, co trzeba zrobić, ale też gdzie się potknął — i to jest informacja, której nie ma w żadnym komunikacie.
Jedna rzecz do zrobienia w tym tygodniu
Zapisz w kalendarzu jedną godzinę na kwartał na rozmowę z księgową, której tematem nie jest bieżące rozliczenie, tylko pytanie: co zmienia się w ciągu najbliższych sześciu miesięcy i co trzeba przygotować już teraz. Ta godzina jest tańsza niż każdy tydzień pracy w trybie awaryjnym.
W skrócie
- Ustal z doradcą, co konkretnie robisz inaczej, od kiedy i co się stanie, jeśli tego nie zrobisz.
- Wyznacz imiennie osobę w firmie, która odpowiada za wdrożenie zmiany.
- Sprawdź, co trzeba mieć wcześniej — dostęp, oprogramowanie, zgodę, wpis — i od tego licz prawdziwy termin.
- Powiedz zespołowi o zmianie tydzień przed wejściem przepisu.
- Korzystaj z trzech źródeł: księgowej lub doradcy, organizacji branżowej i rozmowy z innym przedsiębiorcą.
- Zarezerwuj godzinę na kwartał na rozmowę o zmianach w najbliższych sześciu miesiącach.
Jeżeli w Twojej Grupie brakuje kogoś, kto zna się na podatkach i prawie — w BNI jedna branża ma jedno miejsce, więc takie miejsce zwykle czeka:Jak dołączyć do Grupy
